Bürokaufleute halten den Betrieb im Büro am Laufen. Sie koordinieren Termine, bearbeiten die Korrespondenz und helfen bei der Organisation von Veranstaltungen. Als Schnittstelle zwischen den Abteilungen betreuen sie auch Kunden und Geschäftspartner.
Wichtig vorab: Den Ausbildungsberuf Bürokaufmann/-frau gibt es seit dem 1. August 2014 nicht mehr. Er ging zusammen mit den Kaufleuten für Bürokommunikation und den Fachangestellten für Bürokommunikation im Beruf Kaufmann/-frau für Büromanagement auf. Wer heute eine Büroausbildung beginnt, schließt einen Vertrag in diesem Nachfolgeberuf ab, in Berlin in vielen Branchen.
Die folgenden Angaben beschreiben deshalb die heutige Ausbildung. Ausführlich stellen wir sie im Beitrag zur Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement vor.
Berufsbild und Tätigkeitsfelder
Aufgaben im Büroalltag
Zu den typischen Aufgaben gehören:
- Terminkoordination und -verwaltung
- Bearbeitung von Korrespondenz, wie E-Mails, Briefe und Telefonate
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Erstellung und Pflege von Dokumenten und Präsentationen
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
Dazu kommen kaufmännische Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Auftragsbearbeitung oder Personalverwaltung, je nach Betrieb und gewählten Wahlqualifikationen.
Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen
Bürokaufleute verbinden die Abteilungen eines Unternehmens und sorgen für Informationsfluss und Abstimmung. Dazu gehören:
- Weiterleitung von Informationen und Anfragen an die zuständigen Abteilungen
- Organisation von abteilungsübergreifenden Meetings und Besprechungen
- Abstimmung von Projekten und Terminen zwischen verschiedenen Abteilungen
- Unterstützung bei der internen Kommunikation und Zusammenarbeit
Voraussetzungen für die Ausbildung zum Bürokaufmann/-frau
Schulabschluss und Noten
Meist wird mindestens ein mittlerer Schulabschluss verlangt, das Abitur kann von Vorteil sein. Gute Noten in Deutsch, Mathematik und Englisch sind wichtig.
Persönliche Eigenschaften und Fähigkeiten
Außerdem zählen diese Eigenschaften:
- Kommunikationsfähigkeit
- Organisationstalent
- Sorgfalt und Genauigkeit
- Teamfähigkeit
- Freude am Umgang mit Menschen
- Interesse an kaufmännischen Tätigkeiten
Bürokaufleute müssen sich mündlich und schriftlich gut ausdrücken können, weil ein großer Teil der Arbeit aus Korrespondenz und Kundenkontakt besteht.
Ausbildungsinhalte und -verlauf
Die Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement dauert drei Jahre und findet im Betrieb und in der Berufsschule statt.
Theoretische Ausbildung in der Berufsschule
Die Berufsschule vermittelt betriebswirtschaftliche Grundlagen wie Rechnungswesen, Marketing und Personalwesen.
Dazu kommen rechtliche Themen wie Vertrags- und Arbeitsrecht sowie EDV und Wirtschaftsenglisch.
Praktische Ausbildung im Betrieb
Im Betrieb übernehmen die Auszubildenden nach und nach eigene Aufgaben, darunter Geschäftskorrespondenz, Terminverwaltung und die Organisation von Besprechungen. Auch der Umgang mit Bürotechnik und Software wird geübt.
Prüfungen und Abschluss
Eine Zwischenprüfung gibt es im Nachfolgeberuf nicht mehr. Stattdessen wird die Abschlussprüfung vor der IHK gestreckt: Teil 1 findet etwa in der Mitte der Ausbildung statt, Teil 2 am Ende.
Wer besteht, hat den Berufsabschluss als Kaufmann/-frau für Büromanagement.
Ausbildungsbetriebe und Branchen in Berlin
In Berlin bilden Betriebe aus Industrie, Handel, Dienstleistung und öffentlichem Dienst Kaufleute für Büromanagement aus, vom großen Konzern bis zum Start-up. Stellen gibt es zum Beispiel bei Banken, Versicherungen und Agenturen, bei Behörden sowie in Krankenhäusern und Arztverwaltungen. Freie Ausbildungsplätze listen die unten genannten Stellenbörsen.