Kaufleute für Büromanagement koordinieren Termine, bearbeiten die Korrespondenz, unterstützen bei Veranstaltungen und sind Ansprechpartner für Kunden und Geschäftspartner. In Berlin bilden Unternehmen vieler Branchen und der öffentliche Dienst in diesem Beruf aus.
Berufsbild und Tätigkeitsfelder
Kaufleute für Büromanagement kümmern sich um Verwaltung und Organisation, je nach Betrieb auch um Einkauf, Rechnungswesen oder Personalverwaltung.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Büromanagement
Sie planen Termine, koordinieren die Kommunikation und verwalten Dokumente und Daten. Oft sind sie die erste Anlaufstelle für Anfragen.
Außerdem organisieren sie Besprechungen, erstellen Präsentationen und helfen bei der Personalverwaltung.
Bedeutung von Kommunikation und Organisation
Kaufleute für Büromanagement müssen klar und professionell sprechen und schreiben, denn oft vertreten sie das Unternehmen nach außen.
Ebenso wichtig ist Organisationstalent: Prioritäten setzen, den Überblick behalten und auch unter Zeitdruck strukturiert arbeiten.
| Kommunikation | Organisation |
|---|---|
| Kundenbetreuung | Terminplanung |
| Korrespondenz | Dokumentenverwaltung |
| Präsentationen | Veranstaltungsorganisation |
Voraussetzungen für die Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement
Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Entscheidend ist, was der Ausbildungsbetrieb erwartet.
Schulabschluss und persönliche Eignung
Meist wird ein mittlerer Schulabschluss oder das Abitur verlangt. Mit guten Noten haben auch Bewerberinnen und Bewerber mit Hauptschulabschluss Chancen.
Interesse an kaufmännischen und rechtlichen Fragen ist von Vorteil, denn Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen gehören zum Alltag.
Wichtige Fähigkeiten und Kompetenzen
Hilfreich sind außerdem:
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundlegende Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
- IT-Affinität und Bereitschaft zur stetigen Weiterbildung
- Serviceorientierung und Kundenfreundlichkeit
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
Ausbildungsplätze gibt es in der Privatwirtschaft ebenso wie in der Berliner Landesverwaltung.
Ausbildungsinhalte und Verlauf
Die duale Ausbildung dauert drei Jahre, Berufsschule und Ausbildungsbetrieb wechseln sich ab. Mit Abitur oder guten Leistungen kann sie verkürzt werden.
Theoretische und praktische Lerninhalte
In der Berufsschule lernen Auszubildende betriebswirtschaftliche Grundlagen wie Rechnungswesen und Marketing. Auch rechtliche Themen und Kommunikation stehen auf dem Lehrplan.
Im Ausbildungsbetrieb wenden sie das Gelernte direkt an. Sie organisieren Termine, bereiten Besprechungen vor und lernen den Umgang mit Bürotechnik und Software. Zusätzlich wählt der Betrieb zwei Wahlqualifikationen, etwa Personalwirtschaft, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb oder Assistenz und Sekretariat. Im öffentlichen Dienst gehören dazu Verwaltungsrecht und öffentliche Finanzwirtschaft.
Prüfungen
Die Abschlussprüfung vor der IHK (im öffentlichen Dienst vor der zuständigen Stelle der Verwaltung) ist gestreckt und besteht aus zwei Teilen. Teil 1 findet etwa zur Mitte der Ausbildung statt: eine computergestützte Prüfung im Bereich „Informationstechnisches Büromanagement“, die mit 25 Prozent in das Gesamtergebnis eingeht. Teil 2 am Ende der Ausbildung umfasst die schriftlichen Bereiche „Kundenbeziehungsprozesse“ (30 Prozent) und „Wirtschafts- und Sozialkunde“ (10 Prozent) sowie ein fallbezogenes Fachgespräch zu den gewählten Wahlqualifikationen (35 Prozent). Eine eigene Zwischenprüfung gibt es nicht.
Wer besteht, hat den Berufsabschluss Kaufmann/-frau für Büromanagement.
Ausbildungsbetriebe in Berlin
In Berlin bilden große Unternehmen ebenso aus wie kleinere Betriebe, dazu Behörden, Verbände, Hochschulen und Krankenhäuser. Weil die Wahlqualifikationen vom Betrieb abhängen, lohnt es sich, bei der Bewerbung nach den Einsatzbereichen und der Prüfungsvorbereitung zu fragen.